¿Estás organizando una fiesta, una reunión o un festival? Los eventos con sistemas de pago mediante fichas son cada vez más habituales. Las fichas hacen que el pago sea más sencillo, seguro y rápido tanto para los asistentes como para el personal de barra. Pero, ¿cuántas fichas necesitas realmente? En esta guía compartimos consejos prácticos para ayudarte a organizar tu evento.

Resumen

Consulta la siguiente tabla para obtener una estimación rápida:

Tipo de evento	Duración	Consumo medio por persona
Fiesta pequeña o recepción con bebidas	2 a 4 horas	2 a 4 consumiciones
Fiesta de barrio o festival pequeño	3 a 5 horas	3 a 5 consumiciones
Festival grande (medio día)	4 a 6 horas	5 a 8 consumiciones
Festival grande (día completo)	8 a 10 horas	8 a 12 consumiciones

¿Cuántas fichas necesitas?

La cantidad de fichas necesarias depende del tipo de evento, la duración y la oferta de comida y bebida. Para una fiesta pequeña o una recepción con bebidas de unas pocas horas, normalmente son suficientes 3 a 5 fichas por persona.

Si organizas una fiesta de barrio o un festival pequeño, los asistentes suelen necesitar algo más: una media de 5 a 7 fichas por persona. En este tipo de eventos suele haber más opciones de comida y bebida, y los invitados suelen pasar más veces por la barra. En festivales grandes o eventos de mayor duración, la cantidad de fichas aumenta. Para un evento de unas 4 a 6 horas, puedes calcular entre 6 y 10 fichas por persona. Si el evento dura todo el día, la cantidad puede subir fácilmente hasta 12 a 16 fichas por persona, especialmente si se ofrecen cócteles, combinados o comidas completas.

Recomendamos pedir siempre entre un 10 y un 20 % de fichas adicionales para cubrir invitados inesperados o un consumo superior al previsto. Así evitarás quedarte sin fichas durante el evento.

Consejos para que todo funcione correctamente

En CombiCraft encontrarás diferentes tipos de fichas para todo tipo de eventos. Sigue estos consejos para que la organización sea más sencilla y la barra funcione sin problemas.

Consejo 1: Define el precio de cada consumición

Decide previamente cuántas fichas costará cada bebida o comida y comunícalo claramente en la barra. De esta forma, los asistentes sabrán qué esperar y el servicio será más rápido.

Ejemplo:

• Refrescos, cerveza o vino: 1 ficha.
• Cervezas especiales o vinos premium: 2 fichas.
• Aperitivos o snacks: 2 a 3 fichas.
• Cócteles, combinados o comidas completas: 2 a 4 fichas.

Ten en cuenta el tipo de público para calcular mejor la cantidad total de fichas. En eventos con público joven o festivales suele haber un mayor consumo, mientras que en eventos familiares o corporativos puede haber más demanda de comida y menos consumo de alcohol.

Una buena planificación evita quedarse sin fichas y ayuda a mantener la barra organizada.

Consejo 2: Ofrece una barra libre controlada

En algunos eventos funciona muy bien ofrecer una barra libre limitada entregando a los invitados una cantidad fija de fichas. Cuando estas se terminan, los asistentes pueden continuar consumiendo por su cuenta. Este sistema es muy utilizado en bodas, eventos de empresa y celebraciones privadas.

Una barra libre con fichas permite controlar mejor los costes y evitar un consumo excesivo, ofreciendo al mismo tiempo una buena experiencia para los invitados. Al preparar tu pedido de fichas, ten en cuenta este sistema para calcular correctamente la cantidad necesaria.

Consejo 3: Elige el tipo de ficha adecuado

También es importante elegir el tipo de ficha que mejor se adapte a tu evento.

¿Solo vas a servir bebidas? Una ficha de "good for one drink" puede ser la opción más sencilla.

¿Ofreces diferentes productos? Puedes utilizar fichas con diseños distintos, por ejemplo para cerveza y vino, o fichas numeradas para facilitar la gestión.

Las fichas partidas también son una buena opción si necesitas cobrar media ficha o 1,5 fichas por una consumición o comida. Se pueden dividir fácilmente y son claras tanto para los asistentes como para el personal de barra.

Escoge el tipo de ficha que mejor encaje con tu oferta de comida y bebida.

Consejo 4: Mantén las fichas organizadas

Utiliza bandejas apilables para contar y almacenar las fichas. Estas facilitan la preparación, entrega y recuento, reduciendo posibles errores en la barra.

Cada bandeja dispone de varios compartimentos con capacidad para 10 fichas por compartimento y permite guardar hasta 1.000 fichas por bandeja.

Además, las bandejas con fichas se pueden apilar fácilmente, ahorrando espacio y tiempo durante la organización del evento.